第一章?總?則

第一條?為加強本基金會文書檔案管理，保證各部門文書檔案完好保存、有效利用，實現(xiàn)文書檔案管理規(guī)范化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《歸檔文件整理規(guī)則》法律法規(guī)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本基金會實際情況，特制定本辦法。

第二條?本基金會文書檔案是指本基金會在開展業(yè)務(wù)活動、進行內(nèi)部管理時，直接形成的具有保存價值的、由業(yè)務(wù)和管理公文等文書構(gòu)成的檔案，如公文、請示、簡報等文字材料。

文書檔案是本基金會檔案的重要組成部分。

第三條?本基金會各部門在工作中形成的文書檔案由辦公室集中管理，但不包括財務(wù)檔案及公益項目檔案。。

辦公室應(yīng)加強對文書檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證文書檔案材料收集齊全、歸檔及時、整齊有序、利用方便，嚴防丟失和泄密。

第二章?文書檔案歸檔范圍

第四條?本基金會文書檔案的歸檔范圍為：

（一）上級主管單位的文件材料；

1．上級主管單位召開會議形成的需要本基金會貫徹執(zhí)行的文件材料；

2．上級主管單位制發(fā)的屬于慈善公益業(yè)務(wù)范疇或涉及慈善公益工作內(nèi)容的命令、決定、決議、條例、規(guī)定、通知等文件，以及其他需要本基金會貫徹執(zhí)行的文件材料；

3．黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、上級主管單位及領(lǐng)導(dǎo)同志等視察、檢查本基金會工作時的重要講話、指示、批示等材料；

4．本基金會受上級主管單位委托起草并被采用的文件的草稿、印本、起草說明和其他相關(guān)資料等材料；

5．上級主管單位轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)本基金會的文件材料。

（二）本基金會的文件材料。

1．召開理事會會議、專業(yè)會議的文件材料，包括但不限于通知、名單、日程、講話、報告、總結(jié)、匯報、決議、決定、紀要、會議記錄、會議投票、代表發(fā)言材料等；

2．本基金會向上級主管單位上報的請示、報告以及上級主管單位的批復(fù)等文件材料；

3．召開理事長辦公會議、理事長專題辦公會議、秘書長辦公會議的會議材料，包括但不限于會議紀要、會議記錄、會議文件等；

4．本基金會設(shè)立、變更、注銷登記的文件材料，包括但不限于申請書、業(yè)務(wù)主管部門批復(fù)等；

5．本基金會內(nèi)部文書檔案，包括：

（1）內(nèi)部管理制度等規(guī)范性文件材料；

（2）會領(lǐng)導(dǎo)對各項工作的指示、批示和相關(guān)記錄，以及會領(lǐng)導(dǎo)參加各種公務(wù)活動帶回的與本基金會工作有關(guān)但未經(jīng)文書處理登記的文件材料；

（3）在各項工作中形成的工作方案、規(guī)劃、計劃、總結(jié)、請示、綜合性報告、簡報、專報信息和印發(fā)的先進經(jīng)驗、事跡等文件材料；

（4）安全保衛(wèi)、保密工作中形成的文件材料；

（5）工作大事記、內(nèi)部刊物、簡報、綜合信息、宣傳資料及各種匯編材料；

（6）其他需要保存的文書資料。

第三章?歸檔文件的整理與歸檔

第五條?本基金會文書檔案資料分部門負責(zé)，辦公室部分集中。即各部門的一般檔案資料由本部門歸集，重要檔案資料應(yīng)第一時間交由辦公室歸集。

第六條?歸檔文件的整理。

（一）歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

（二）整理歸檔文件質(zhì)量要求：

1．歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制，嚴禁使用鉛筆、彩筆、圓珠筆、純藍及紅墨水筆書寫，禁止復(fù)寫紙復(fù)寫。熱敏傳真件不得歸檔。

2．整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。歸檔文件應(yīng)去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

（三）整理歸檔文件方法：

1．件內(nèi)文件排序時，正文在前，附件在后；有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

2．分類：應(yīng)對歸檔文件進行科學(xué)分類，保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。按照年度分類。

3．編號：檔號的結(jié)構(gòu)可為：全宗號—年度—件號。

歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容，歸檔章應(yīng)包括以下基本要素：全宗號、年度、件號。

4．編目：歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。

歸檔文件目錄設(shè)置序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、備注等項目。

5．裝訂：歸檔文件以件為單位裝訂，應(yīng)牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整。裝訂盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。

應(yīng)使用不銹鋼訂書釘裝訂，因文件過厚無法使用的，應(yīng)使用不銹鋼燕尾夾裝訂。

6．裝盒：將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。

第七條?各部門向辦公室移交文書檔案，于次年3月底前向辦公室集中辦理移交。

第八條?各部門向辦公室移交的檔案應(yīng)包括的材料：歸檔文件、歸檔文件目錄一式兩份。

第九條?辦公室對集中接收或即時接收的文書檔案應(yīng)逐件進行審核，確保符合歸檔要求并檢查文件要素是否完整。

第四章?文書檔案的保管和利用

第十條?保管文書檔案應(yīng)保證檔案的完整性和安全性，擺放有序、查找方便。

第十一條?本基金會工作人員因工作需要借閱、查閱、復(fù)制已歸檔的文書檔案，應(yīng)報備辦公室登記；重要檔案經(jīng)秘書長審批同意后方可復(fù)制。

第十二條?檔案歸還時，檔案管理人員要逐張檢查清點，確保檔案齊全完整。

第五章?檔案的鑒定與銷毀

第十三條?辦公室會同相關(guān)部門對保管期限屆滿的文書檔案進行鑒定。對失去保存價值的檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)分管會領(lǐng)導(dǎo)同意、報秘書長審批同意后組織銷毀。

第十四條?銷毀檔案，辦公室應(yīng)與相關(guān)業(yè)務(wù)部門取得聯(lián)系，并指派兩人現(xiàn)場監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字，確保待銷毀檔案不丟失、不泄密、不漏銷。

第六章?附?則

第十五條?本暫行辦法由本基金會負責(zé)解釋。

第十六條?本暫行辦法自理事會審議通過后施行。